Regulamin usługi VoiceForms

Ostatnia aktualizacja: kwiecień 2026

§1. Postanowienia ogólne

Usługodawcą jest sukcesytoprocesy.pl Remigiusz Pelica, prowadzący działalność gospodarczą w Polsce, e-mail: konsultacje@sukcesytoprocesy.pl (dalej: VoiceForms).
Regulamin określa zasady korzystania z usługi VoiceForms świadczonej drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2020 poz. 344 z późn. zm.).
Usługa VoiceForms jest przeznaczona wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą lub zawodową (Administratorzy). Nie jest usługą konsumencką.
Korzystanie z usługi jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

VoiceForms umożliwia tworzenie formularzy głosowych obsługiwanych przez WhatsApp, transkrypcję wiadomości głosowych, ekstrakcję danych oraz eksport zgłoszeń do plików DOCX i PDF.
Do korzystania z usługi niezbędne są: dostęp do Internetu, przeglądarka internetowa obsługująca JavaScript, aktywne konto WhatsApp (dla pracowników) oraz aktywna skrzynka e-mail (dla Administratorów).
Usługa jest świadczona w wersji beta. VoiceForms nie gwarantuje ciągłości dostępu ani konkretnego poziomu dostępności (SLA). Przerwy techniczne mogą wystąpić bez wcześniejszego powiadomienia.
W okresie beta liczba formularzy i pytań na konto może być ograniczona — aktualne limity podane są w panelu administracyjnym.

Rejestracja wymaga podania adresu e-mail i potwierdzenia go poprzez link aktywacyjny (magic link). Nie jest wymagane hasło.
Administrator jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo dostępu do konta i wszelkie działania podejmowane z jego poziomu.
Jedno konto może być używane przez jedną organizację. Udostępnianie konta osobom spoza organizacji jest niedozwolone.

Administrator może aktywować dostęp do systemu dla swoich pracowników (Pracownicy) poprzez podanie ich numerów telefonów WhatsApp.
Administrator zobowiązany jest do poinformowania Pracowników, że korzystają z systemu, w którym ich wiadomości głosowe i tekstowe są przetwarzane przez systemy sztucznej inteligencji (patrz §5).
Administrator ponosi odpowiedzialność za treść danych wprowadzanych do systemu przez siebie i Pracowników. Niedozwolone jest przetwarzanie treści:
- naruszających prawo lub dobre obyczaje,
- zawierających dane osobowe osób trzecich bez podstawy prawnej,
- naruszających prawa własności intelektualnej,
- stanowiących dezinformację lub treści szkodliwe.
Administrator jako podmiot wprowadzający dane osobowe Pracowników (numery telefonów) do systemu, działa jako administrator tych danych w rozumieniu RODO i jest odpowiedzialny za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej ich przetwarzania.

VoiceForms wykorzystuje systemy sztucznej inteligencji do przetwarzania treści dostarczanych przez użytkowników:
- Whisper (OpenAI) — transkrypcja wiadomości głosowych na tekst,
- GPT-4o (OpenAI) — ekstrakcja danych z tekstu do pól formularza.
Obowiązek informacyjny wynikający z art. 50 Rozporządzenia (UE) 2024/1689 (Akt o sztucznej inteligencji, AI Act): VoiceForms jest systemem AI kategorii ograniczonego ryzyka (limited risk). Użytkownicy wchodzący w interakcję z systemem mają prawo wiedzieć, że ich treści są przetwarzane przez systemy AI. Obowiązek ten obowiązuje w UE od 2 sierpnia 2025 r.
Wiadomości głosowe i tekstowe wysyłane przez Pracowników przez WhatsApp są automatycznie transkrybowane i analizowane przez modele AI w celu wypełnienia pól formularza. Treść wiadomości nie jest trwale przechowywana przez OpenAI w celach treningowych (API data usage policy OpenAI, stan na 2025 r.).
Administrator zobowiązuje się poinformować Pracowników o powyższym fakcie przed aktywowaniem ich dostępu do systemu. VoiceForms zaleca ujęcie tej informacji w wewnętrznym regulaminie lub polityce prywatności pracodawcy.

Zasady przetwarzania danych osobowych Administratorów przez VoiceForms opisane są w Polityce prywatności.
W zakresie danych osobowych Pracowników, VoiceForms działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 28 RODO, a Administrator jest administratorem tych danych. Warunki powierzenia przetwarzania określa odrębna Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA), stanowiąca integralną część niniejszego Regulaminu.
Dane są przetwarzane przy udziale następujących podprocesorów:
- Supabase, Inc. (USA) — baza danych i przechowywanie plików; serwery w UE (Frankfurt); transfer danych do USA objęty standardowymi klauzulami umownymi (SCC),
- Twilio Inc. (USA) — obsługa wiadomości WhatsApp; transfer danych do USA objęty SCC,
- OpenAI, L.L.C. (USA) — transkrypcja i ekstrakcja danych przez AI; transfer danych do USA objęty SCC.

VoiceForms nie ponosi odpowiedzialności za błędy w transkrypcji lub ekstrakcji danych spowodowane przez systemy AI, złą jakość nagrań, hałas otoczenia ani niejednoznaczność wypowiedzi.
VoiceForms nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu usługi spowodowane przez dostawców infrastruktury (Supabase, Twilio, OpenAI, WhatsApp/Meta).
Odpowiedzialność VoiceForms za szkody wynikłe z korzystania z usługi jest ograniczona do kwoty opłat uiszczonych przez Administratora w ciągu ostatnich 3 miesięcy. W okresie beta (usługa bezpłatna) odpowiedzialność jest wyłączona w maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo polskie.
Administrator korzysta z usługi na własne ryzyko i jest odpowiedzialny za weryfikację poprawności danych wyeksportowanych z systemu przed ich dalszym użyciem.

Reklamacje dotyczące funkcjonowania usługi należy kierować na adres: konsultacje@sukcesytoprocesy.pl.
Reklamacja powinna zawierać: opis problemu, datę i godzinę jego wystąpienia oraz identyfikator konta (adres e-mail).
VoiceForms rozpatruje reklamacje w terminie do 14 dni roboczych od dnia ich otrzymania.
Wszelkie zgłoszenia dotyczące treści bezprawnych w rozumieniu Rozporządzenia (UE) 2022/2065 (DSA) należy kierować na ten sam adres e-mail. VoiceForms rozpatrzy zgłoszenie bez zbędnej zwłoki.

VoiceForms zastrzega prawo do zmiany Regulaminu. O istotnych zmianach Administratorzy są informowani drogą e-mailową z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni.
Dalsze korzystanie z usługi po upływie terminu wskazanego w powiadomieniu jest równoznaczne z akceptacją nowego Regulaminu.
Administrator może w każdej chwili usunąć swoje konto, przesyłając żądanie na adres e-mail VoiceForms. Dane zostaną trwale usunięte w ciągu 30 dni.
VoiceForms może zawiesić lub usunąć konto Administratora w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, po uprzednim powiadomieniu (z wyjątkiem przypadków naruszenia prawa, gdzie zawieszenie może nastąpić natychmiastowo).

Prawem właściwym jest prawo polskie. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby VoiceForms.
Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie voiceforms.pl.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.