Jak używać VoiceForms
Wszystko czego potrzebujesz żeby zacząć.
Instrukcja wideo
Wersja na komputer
Wersja na telefon
Stwórz formularz
Kliknij + Nowy formularz w dashboardzie. Przejdź przez 4 kroki:
- • Nazwij formularz (np. Protokół serwisowy)
- • Wybierz liczbę sekcji
- • Ustaw liczbę pytań (maks. 12 łącznie w planie beta)
- • Wybierz domyślny typ odpowiedzi
Uzupełnij pytania w edytorze
Po stworzeniu formularza trafiasz do edytora. Kliknij każde pytanie i wpisz jego treść. Dla każdego pytania możesz wybrać typ odpowiedzi:
Aby dodać pole na zdjęcie: w edytorze kliknij ikonę ołówka przy pytaniu → zmień typ na Zdjęcie. Pracownik zostanie poproszony o wysłanie zdjęcia w odpowiednim momencie rozmowy.
Logika przeskoku — przy polach Tak/Nie, Potwierdzenie i Wybór z listy możesz określić do którego pytania przeskoczyć (lub zakończyć formularz) w zależności od odpowiedzi. Działa tylko w trybie Krok po kroku.
Wybierz tryb formularza
W edytorze na górze widoczny jest przełącznik trybu. To ważna decyzja — zmień go świadomie przed aktywacją.
Swobodny (AI) — domyślny
Pracownik nagrywa jedną wiadomość głosową lub wysyła jeden tekst opisujący całą sytuację. AI wyodrębnia dane ze wszystkich pól automatycznie.
Kiedy wybrać:
- • Doświadczony pracownik który potrafi opisać sytuację płynnie
- • Formularz z polami tekstowymi które naturalnie łączą się w raport
- • Zależy Ci na szybkości — jedno nagranie zamiast kilku wiadomości
Krok po kroku
Bot zadaje pytania jedno po drugim i czeka na odpowiedź przed przejściem do następnego.
Kiedy wybrać:
- • Nowi lub mniej doświadczeni pracownicy — prowadzenie pytanie po pytaniu zmniejsza błędy
- • Formularze BHP, audyty, checklity — krótkie odpowiedzi TAK/NIE lub wybór z listy
- • Zależy Ci na kompletności — każde pytanie jest osobno potwierdzone
Dodaj pracowników
W dashboardzie przewiń do sekcji Pracownicy. Kliknij + Dodaj pracownika i wpisz numer telefonu w formacie +48123456789.
Pracownik zobaczy tylko formularze przypisane do Twojego konta. Ten sam numer telefonu może być dodany przez wielu administratorów — np. gdy technik pracuje dla kilku firm lub działów, z których każdy ma własne konto VoiceForms.
Aktywuj formularze
W dashboardzie każdy formularz ma przełącznik aktywny / nieaktywny. Tylko aktywne formularze są widoczne dla pracowników i mogą być wypełniane przez WhatsApp.
Możesz mieć jednocześnie aktywnych wiele formularzy — zaznacz te, które mają być dostępne. Nieaktywne formularze są zachowane jako szkice lub archiwum.
Wyniki i eksport dokumentów
W dashboardzie kliknij Wyniki przy dowolnym formularzu. Możesz przeglądać zgłoszenia i pobierać je w czterech wariantach:
- • Pobierz DOCX — dokument Word z linkami do zdjęć. Lekki, łatwy do edycji.
- • Pobierz PDF — plik PDF z linkami do zdjęć. Gotowy do udostępnienia lub druku.
- • Pobierz DOCX ze zdjęciami — zdjęcia osadzone bezpośrednio w dokumencie Word (do 10 zdjęć, układ 2-kolumnowy). Przydatny gdy odbiorca nie ma dostępu do linków.
- • Pobierz PDF ze zdjęciami — PDF z osadzonymi zdjęciami w układzie 2-kolumnowym.
Przyciski ze zdjęciami pojawiają się tylko przy zgłoszeniach które zawierają zdjęcia.
Eksport zbiorczy do Excela
W widoku wyników zaznacz dowolne zgłoszenia checkboxami i kliknij Eksportuj zaznaczone. Przed pobraniem pojawi się okno wyboru kolumn — możesz wyłączyć dane osobowe pracowników (telefon, imię) przed wysłaniem arkusza na zewnątrz.
- • Wybór kolumn jest zapamiętywany osobno dla każdego formularza
- • Pola oznaczone RODO to dane osobowe — rozważ ich wyłączenie przed udostępnieniem pliku
- • Zdjęcia eksportowane są jako adresy URL w osobnych kolumnach